Hoe kies je een nieuw boekenfonds/ boekenleverancier?

Door Jolien | 9 december 2019

Het nieuwe schooljaar is bijna halfweg. Scholen zijn druk bezig met hun boekenfonds te herbekijken. Er zijn heel wat belangrijke zaken om rekening mee te houden bij het veranderen van boekenfonds. In dit artikel geven we je enkele tips mee.

Zeg je huidig contract op vóór 1 januari 2020

Er zijn veel contracten die een stilzwijgende verlenging hebben. Als je niet van je laat horen zal het contract gewoon verlengd worden. Ben je van plan om van boekenleverancier te veranderen of wil je de markt verkennen en alle opties openhouden? Dan moet je een opzegging doen vóór 1 januari 2020. Dit doe je door een aangetekende opzeggingsbrief te versturen naar je huidige boekenleverancier. Onder dit artikel kan je een voorbeeld van een opzeggingsbrief downloaden.

Verkies kwaliteit boven kwantiteit

Verander niet alleen van boekenleverancier omdat dit de kwantiteit bevordert. Een goede service is minstens zo belangrijk, verlies dit dus niet uit het oog. Kies een boekenleverancier waarbij je als school een vast afspreekpunt en een goede service hebt. Voor leerlingen is een goede service ook zeer belangrijk. Bij problemen moeten ze de boekenleverancier op een snelle en eenvoudige manier kunnen bereiken.

Maak de vergelijking

Vergelijk de verschillende boekenleveranciers op alle punten. De service kan bij de ene boekenleverancier veel uitgebreider zijn dan bij de andere. Hoe gaan ze om met onbetaalde facturen? Is er een vast contactpersoon? Heb je als school materiaal zoals een bestelhandleiding ter beschikking? Kunnen de leerlingen de klantendienst in verschillende talen bereiken? Dit zijn vragen die je zeker moet stellen bij het kiezen van een nieuwe leverancier.

Informeer bij andere scholen

Naast het vergelijken van de service en kosten is het niet onbelangrijk om de mening van andere scholen te vragen. Ga eens langs bij een collega-directeur om zijn ervaringen met een boekenleverancier te vragen. Je zal ongetwijfeld een eerlijke mening te horen krijgen. Doe dit met verschillende scholen, zo krijg je een duidelijk beeld over een boekenleverancier.

Voordelen van een extern boekenfonds

Een extern boekenfonds heeft heel wat voordelen. Zo moet je als school geen voorraad van huurboeken hebben. Er is dus een ontzorging van het werk. Je werknemers kunnen zich meer met het schoolgebeuren bezighouden.

Een extern boekenfonds neemt ook het financiële risico uit je handen. De boekenleverancier factureert dan rechtstreeks aan de leerlingen. Hierdoor heeft de school geen risico aan wanbetalers.

Informeer bij de boekenleverancier of ze op een humane manier met wanbetalers omgaan. Je wilt namelijk niet dat een leerling een torenhoge aanmaning ontvangt als de factuur te laat betaald is. Door dit te controleren vermijd je dat er leerlingen het jaar moeten starten zonder boeken.

Wat met je bestaande boekenfonds?

Neemt de nieuwe boekenleverancier de huurboeken over? Moet je als school zelf de boekenlijsten online plaatsen? Vraag na bij de potentiële boekenleverancier hoe er wordt omgegaan met de voorraad en de boekenlijsten. Het laatste dat je wilt, is dat je hier als school nog veel werk aan hebt.

Hopelijk helpt dit je op weg om een nieuwe boekenleverancier of boekenfonds te kiezen.